本文向我們展示了如何通過大智慧地降低支出，使公司在長期發展中獲得更多的利潤，并且保留住公司名冊中富有價值的員工力量。
當提及準備要削減成本開支，往往首先會想到裁員。解雇員工在短期內或許有助于保住財務帳本的底線，但解雇那些專心勤懇員工的工作有可能會打擊那些留在崗位上的員工的積極性，使他們不堪重負。然而，當工作任務一旦又趨于繁忙，就可能找不到稟賦優良的人力，進而無法滿足客戶的需求。不過可喜的是，當需要降低開支時，其實有很多其他可供選擇的方法。
起初，最簡單的方法是，從銷售環節開始對公司內部進行一次巡視，隨后順次到設計部門來察看有無浪費時間以及過度開支的情況。這次巡視不需要煩瑣的過程，只要留意各部分的某些方面，可先大概估計下有哪些環節顯然是最為重要的，這樣可助于提升企業的整體生產效率。一次有準備的工作視查通常能解決最主要的生產成本浪費問題，進而發現與此相關的次要問題點。在削減開支成本之后要首先明白此次行動的意圖和思路，其后在公司經營的三大環節中即銷路拓展、銷路占有、印制產品的生產實施，推行這個方案。這樣才能使這個方法在實際操作中發揮最佳的效果。
降低成本的實施思路
執行降低成本目標的第一步，要劃分各方面的資源安排到相似的區域中，下一步要區分優先級，無論何時都能組合各處的元素。最后一步是，在生產流水線上適當安排每一處已確定優先級的小組。
商用生產系統的性能和效率的提升將直接成比例地增加經營利潤，從理論上講起來是非常不錯的，但若投入實際應用卻會面臨一些挑戰。要推動一個任務的進展，比如在此處，最簡單的方法是將所有生產區域劃分開來，然后查找生產操作流程中的漏洞和隱患。關于系統升級，一種比較明確的概念在某種意義上就好比信息和產品的分類與加工。
使用這種重組思想方式來達到削減支出，其原因是要降低成本最大的障礙往往在于缺少系統性的控制力。經營中任何環節如果缺乏一個切實可行的生產系統，一個環節上的成本降低勢
為了研究這個方法，下面以一家名字叫XYZ的絲網印花廠作為公司模型來舉例說明。這一模型并不一定十分適用于其他公司，但卻能給出一個好的思路，解決生產中不同環節上的溝通問題。各人可將此類方法變換用在各個分割環節中，通過自有方式來達到效果。
銷路拓展
XYZ絲網印花廠主要依靠在電話黃頁上做廣告和通過與客戶交流來拓展銷路，其所采用的專人銷售模式在維護已有客戶和接受新進客戶上花費了大多數的時間。這個環節面臨的挑戰與公司生產系統其他部分相同，即在同等時間內使用現有人力資源，做到降低成本開支并且改進成效。
XYZ起初就采用了最核心的技術來預測最終結果，使用這種目標思考方式能夠逐步反查到需要改進的對方進行調整促使新設置生效。XYZ預計之后的一年中在現有客戶群下，獲得25％新的生產能力增長，并且保持20％的利潤穩步增幅。要實現這一目標，必須要進行一些重大的改革。
第一步要進行重組安排，首先開始對所有引入的銷售渠道重新分類，定義渠道拓展來源。利用此信息來確定各渠道開拓的平均成本，以決定在銷路拓展過程中什么地方適合于作調整。針對詳細說明的銷售渠道作僅僅相當于兩周時間的研究，就能展現出部分可喜的重大收獲。這次研究最重要的結論是，電話黃頁上刊登的廣告根本不能引入銷路！事實上，大部分的銷售渠道來自于推薦人或官方意見。
XYZ掌握了該信息后，更好地致力于在銷路拓展上進行成本削減。在這種情況下，節省支出就意味著使各條銷路上的成本降到最低。由于在電話黃頁上根本無法生成任何銷路，XYZ公司下的廠商在各條銷路上花費的成本不可能發揮實質作用。取而代之的是，公司將工作重心變換為降低資金的使用上面，使投資能產生盡量符合預期的收益。調整手段包括如下方面：
1．立即改
2．撥出用于銷路拓展的預算基金中40％部分，用于直效郵件方式，或者在報紙版面中插入一塊具有強烈視覺沖擊力的內容，比如一定比例的折扣、免費的服裝等，這樣通過可跟蹤的細節來引導銷售渠道。
3．使用基金中的30％部分發展建立一個VIP推薦程序，借助于可跟蹤的記錄卡以及十分豐厚的獎勵就像任天堂Wii，由此來激勵推薦人。
4．使用剩下20％的預算簡單制作一個萬維網站點，用于被搜索信息，這樣省去了電話黃頁上面的投入。
5．將剩余的預算資金保留下來備用。
銷路占有
在銷路占有環節中要做到適當削減開支對XYZ來說非常困難，這是因為銷售團隊有其自身固有的模式來應對銷售過程中種種問題。同樣地，公司發現有必要針對三個方面進行一番簡短的回顧與研究：
1．在銷售之前用于客戶方的總體投入時間/總投資成本是明確限定的。
2．對于每一類銷售，參照這個研究可分為三種不同的類型：一級為劣等，二級為中等程度（$500＋），三級為高水平（$1000＋）。
3．根據銷售級別，決定投入時間/成本的分配比例。這邊還要考慮到設計部門，比如設計時間、特定設計成本、為適合銷售而做的修整等資金投入。
這次研究很快能展現出人們可能感興趣的成果，但不可能有一種固定的模式來決定時間/成本與銷售級別之間的關系。這兒的一個重要結論是，在開展生產的最初期，將客戶的訂單或之后經營上潛在的訂單等同作為劃分銷售級別的標準，這樣做法并非考慮不周，但對銷售服務的錯誤評價可能會帶來十分沉重的代價。
現在主要問題是每一位客戶都應該獲得優質的服務，但在經營起步階段銷售量占比小的那一部分應給予較少的時間分配。這就是智能系統化過程，將資源均等分配在各系統，系統組織規劃一大部分的銷售環節使其覆蓋基層各個方面，保持簡單扼要的表述，但仍要保證滿足客戶的需求。這個規劃可作為一個解決方案，幫助銷售人員在與電話通話或當面
使用那些簡易傳授給新員工和銷售人員的方法，通過指導銷售環節掌握高含金量的技能，增加其貢獻度從而降低經營成本。技能提升可用于電話營銷、拜訪客戶營銷，還有來訪客戶營銷。精心制定的銷售策略程序能輕而易舉地節省數百美元，使得公司在銷售過程中顯得更為專業化，并且避免了對于重要細節問題的煩瑣手續，這些過程可能會花費很大一筆資金。
電話技巧并非那樣復雜，但這對于銷售環節很重要，盡管XYZ公司起初在推廣時遇到了阻力。銷售人員有其各自的行銷習慣，因此很難再對他們進行培訓。針對上述種種有目的性的電話策略究竟能起到什么作用，制定一次完美客觀的研究，將有助于銷售人員認識到這些根據不同銷售等級劃分的技巧是有價值，并且能促進他們的發揮更上一層樓。
設計部門的生產實施
XYZ在生產流程中進行的下一步是設計部門生產實施時的產品成本削減，這些舉措涉及范圍包括設計部門自身擴容和產品制作過程。考慮到保持信息過載最低的必要性，針對各個部門有幾方面的主要問題需要作強調，這關系到成本削減中最關鍵的因素。XYZ遵循80/20的原則，實現了最大收益，即集中服務于20％能貢獻最多利潤的客戶。公司經營獲得了巨大成功，緣于應用了終端設備，能設定出最完美的制作效果，然后返回觀察影響正常生產實施的受阻原因。
設計部——不斷發展中
在這個方面，XYZ設計部門遇到的最大問題在于對所有的個性化作品都很重視，并且針對較低級別的任務存在多次修訂的趨勢。而實際上進行這個過程最合適的做法是將較低級別的任務根據作品質量分為幾個類別，使用較少的時間完成客戶的簡單要求，并將
1．每周在工作中分配出一定的時間，進行作品創作并留庫存，用于編制內部目錄。
2．如有必要，可動用儲備資金，聯系有資質的自由藝術家協助完成發展設計創作目錄，以應對庫存設計品的不足。投入于庫存設計品上的一小筆資金就能幫助完善對新接設計任務的預算，這樣藝術資料庫將得以持續的發展壯大而不會被淘汰（圖1）。
發展藝術資料庫：分配一部分的資金在此作投資來開發原創藝術資料庫，將有助于節省之后經營中更多的成本，并在其后發展中獲取更多的利潤。
3．銷售團隊需要進一步的培訓，鼓勵他們在工作中從容應對客戶各種各樣的需求，引導他們在適合的場合下充分使用庫存的設計品。
4．所有的批準或修訂均是通過銷售人員而非創作者來執行的，因此所有的操作過程都可以經過驗證，并且只要獲得簽準，就可根據各自不同的修訂版本收取相應的服務費。
5．現在可通過電子郵件發送一個PDF樣張來修訂作品，由此客戶可遵循創作設計程序，并且知道相關費用產生的原因。這套系統能促使客戶在選擇修訂版本時承擔相應的責任，同時更明智地實現自己所要的需求。
6．五個愛挑剔的客戶面對著新的開價，并被告知除非先接受價格條款，否則將無法獲得多次修訂。其中三個離開放棄了，另二個非常引人注目地順利發展下來。其最終結果是不但節省了時間成本，贏得了更多寶貴的時間，而且最后引入的是最優質的客戶群，而非將精力投入在低收益的客戶身上。
藝術品生產
XYZ的生產部門在印花時常遇到各種分色失敗的問題，而且還存在顏色匹配時花費過多時間的困難。其實最好的做法是，在上機印制之前印花操作者應當對所有分
1．使用數字測試模式，對藝術設計者的分色技術作進一步培訓，以此加強對所有分色設置的檢測力度（圖2）。
數字分色：對觀察和測定顏色分離的方法進行標準化操作，能減少印花開機準備時間，并提高印制成功率。
分色的成功率是可記錄的，在激勵下員工在三個月的時間內保持了90％以上的成功率。
2．隨著藝術資料庫的使用增多，分色問題出現的幾率在不斷減少，而且又找到了為開發設計爭取時間的新突破口。
3．有幾個分色操作的幫助性方案已經開發，可顯示出怎樣的顏色印制出來能看上去最相似。這樣使得XYZ能利用底色/不透明度指標進行更為精確的印制測量。
4．XYZ在參照了專供銷售和設計部門使用的顏色樣本手冊之后，選用了25種油墨作為標準色制作了一組油墨調色板（圖3）。
構建一個顏色調色板：建立一個易于調整控制的顏色調色板，將使預先提供給客戶的選擇變得更簡單，在車間的生產中不再會有為了顏色的匹配而作任何的補償。
首先要指引所有的客戶都選用油墨資料手冊中的配方，因為如果客戶不選擇這些配方而使用任何其他的顏色配方，都要再交納一定標準的費用。
5．XYZ將新油墨調色板的使用與藝術資料庫及公司銷售技巧整合在一起，降低了設計部門必須投入的力量，將更多的決定權交給了客戶本身，供其自行選擇簡單印花活件所需要的顏色。
正確的目的性
上述這些操作方法可應用到車間的實際生產之中，帶著正確的目的性，在印花部門和物流部門留傳推廣，使各方面的工作都更加有效地開展，高效開展各環節工作并且有條不紊地協作配合。各部門處處都能想到降低成本和開銷，這是企業飛速發展的基石。系統化和有效生產的目標，事實上就是要掌握獲得低成本高產量的能力，同時通過改革為企業發展贏
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